Volby do výboru =============== Funkční období :term:`výboru ` je dle :ref:`stanov ` tři roky, členové spolku ze svých řad volí pět členů. Nově zvolený výbor si potom sám volí, kdo z těchto pěti bude předseda a případně kdo bude pokladník (když se nerozhodne volit pokladníka, je jím automaticky předseda). Volby do výboru probíhají asynchronně a zpravidla trvají týden, aby stihli všichni zahlasovat. Kdy se volí ----------- +------------------------------------+--------------------+ | |:ballot_box:| Předchozí volba | |board_start| | +------------------------------------+--------------------+ | |:warning:| Příští volba | |board_end| | +------------------------------------+--------------------+ Příprava -------- - Volební týden startuje na členské schůzi, kterou výbor k této příležitosti svolává. Většinou se to dělá tak, že se k té jedné členské schůzi ročně, která se svolává ke schválení účetní závěrky, akorát přidá odstartování voleb. - Výbor na nějaké svojí schůzi s předstihem určí přesné datum :ref:`členské schůze `. Datum se vybírá despoticky podle možností výboru a asi by se mělo vyhnout např. státním svátkům apod, kdy lidi mívají dovolené. - Někdo z výboru vezme e-mailové adresy členů ze `seznamu členů `__ a pošle všem pozvánku na členskou schůzi, nejméně 10 dnů předem. Pozvánka musí obsahovat místo, čas a program jednání členské schůze. Měla by zmínit, že budou volby, a jak fungují nominace a kandidatury (viz níže). - Kromě toho by měl výbor schůzi oznámit i v kanálu :slack:`#pyvec-members`. Pro inspiraci, `pozvánka na členskou schůzi EuroPython Society `__. Nominace a kandidatury ---------------------- - Kandidovat do výboru může jakýkoliv člen Pyvce. Nominace, kandidatury a další detaily ohledně voleb se tradičně oznamují v kanálu :slack:`#pyvec-members`. - Výbor se ideálně pokusí členy motivovat k tomu, aby kandidovali, a to komunikací s členy, ukazováním toho, jak výbor pracuje, jak vypadá běžná schůze výboru (např. zveřejněním video nahrávky), apod. Výbor může také neformálně oslovovat vhodné kandidáty a přesvědčovat je, že mají kandidovat. - Kterýkoliv člen může někoho nominovat a tím jej motivovat ke kandidatuře, ale s kandidaturou musí nakonec dotyčný souhlasit, aby byla platná. Pro inspiraci, `kandidatury do EuroPython Society `__. - Konec podávání kandidatur je v den začátku voleb, tedy v den členské schůze. Technicky by možná šlo brát nové kandidáty i v průběhu voleb, ale vždy jsme si vystačili s přímočarým systémem, kdy se kandidáti podávají předem a pak už se jenom volí. Těsně před volbami ------------------ - Je důležité nezapomenout, že ne každý používá nebo pravidelně čte Slack. Mnoho členů Pyvce preferuje e-mail. Je proto dobré ještě před startem voleb poslat ještě jeden e-mail všem členům, kde se shrne, kdo (zatím) kandiduje a ideálně i s nějakým popisem, co by chtěl dělat. - Ať už z lásky, nebo kvůli usnášeníschopnosti, není špatný nápad napsat co nejvíce členům upomínku, že jsou volby, i pomocí SMS nebo různých messengerů. Začátek voleb ------------- - V datum schůze proběhne samotná členská schůze, kde se schválí účetní závěrka a kde má předseda či předsedkyně tradičně nějakou `State of the Union `_ promluvu. - Někdo z výboru (to je důležité) se ujme naklikání nového hlasování v `Helios Voting `_. - Výbor členy obeznámí s technickým zázemím volby a připomene, jak to celé funguje. - Následně se spustí hlasování a členové dostávají týden na to, aby asynchronně volili. Mechanika voleb --------------- - Každý člen Pyvce má 5 hlasů (ve výboru je 5 lidí). - Po týdnu voleb se uzavře hlasování a starý výbor vyhodnotí hlasy. - Bere se prvních pět, kteří dostanou nejvíc hlasů. - Starý výbor vyhlásí výsledky v e-mailu všem členům Pyvce a ideálně i přes :slack:`#pyvec-members`. Volby při remíze ---------------- - Pokud je shoda hlasů u více kandidátů na 5. a dalším místě, volí se stejným způsobem znova mezi nimi (rekurze). - Každé takové nové kolo voleb trvá vždy další týden. - Konec voleb může nastat až ve chvíli, kdy je navolen celý nový výbor. Předání moci ------------ - Starý výbor zodpovídá za Pyvec až do předání moci. - Starý a nový výbor si naplánují meeting, kde se seznámí a dojde k ceremoniálu předání moci, k předání přístupů, zodpovězení různých otázek, atd. - Tento meeting je oficiální schůze výboru. Zápis ze schůze píše starý výbor do "svého" existujícího dokumentu. (Později se přesune, viz níže.) - Nový výbor si mezi sebou musí zvolit předsedu a může zvolit :term:`pokladníka `. Každý člen výboru má jeden hlas a funkci dostává ten, kdo má nejvíc hlasů. - Nový výbor dostává první závažný úkol, při kterém jej ideálně stínuje starý výbor a pomáhá mu k jeho dokončení: Kontaktovat právničku spolku, `AK Šichová `__, aby připravila papíry, kodifikovala výsledek voleb a změnu zanesla do státního rejstříku (úkol není hotov, dokud na justice.cz nejsou u Pyvce vidět nová jména). - Nový výbor oznámí své zvolení v :slack:`#announcements`. - Starý výbor zajistí vyhotovení zápisů ze zasedání členské schůze a z předání moci: - Vyhotoví :ref:`zápisy do této dokumentace `, - aktualizuje `soubor boards.toml `_, - aktualizuje role členů v `seznamu členů `__, čímž by se měl aktualizovat i web Pyvce. - Starý výbor předá novému vše ze seznamu níže. Co předat --------- Tento seznam je potřeba průběžně aktualizovat a dokumentovat během toho, jak bude nový výbor narážet na místa, kam jim ještě chybí přístupy: - `Trello výboru `__. Nejdřív se musí lidi pozvat do Workspace, potom i do nástěnky. Na nic jiného už Trello nepoužíváme, takže tady lze starý výbor vyházet. - Přístup do datové schránky spolku. Ten by snad měl přijít automaticky po tom, co se nový výbor zapíše do rejstříku. - Přenastavit přístupy a skupiny ve `správci hesel `_. - Přístup k bankovnímu účtu Pyvce, PayPalu, Stripu, apod. Toto je zpravidla možné až když je nový výbor zapsán v rejstříku a je k tomu potřeba jít do banky. - Telefonní čísla na 2FA do Google účtu. Mít tam aspoň dva lidi s přístupem. - Telefonní číslo na 2FA do Benevity. Bohužel lze nastavit jen jedno a posílají to pouze přes SMS. - Přístupy k `seznamu členů `__ tak, aby do něj mohl jen nový výbor. Nevyhazovat *service account*, díky kterému se členové přes API vypisují na web Pyvce, ale jinak všechny ostatní ano. Jsou tam osobní údaje členů, takže kvůli GDPR tam smí jen výbor. - Přístup k celé složce *Spolek* na Google Drive. Z tama není nutné vyhazovat starý výbor, spíš jde o to, aby tam všichni z nového výboru mohli. - Aktualizovat `tým na GitHubu `_. Minimálně předseda by měl mít ownera na GitHubu k organizaci ``@pyvec``. - Placení sídla Pyvce. - Předání papírové dokumentace spolku (šanon). Už tam asi nic důležitého není a nové věci jsou už digitálně, ale co kdyby. - Přenastavení e-mailovů info@pyvec.org a board@pyvec.org. To *info* je externí e-mail pro všechny, kdo píšou Pyvci. Ten *board* se dřív používal jako interní e-mail výboru, ale dnes už se většinou používá Slack. - Nový výbor by si měl na Slacku vytvořit svůj privátní kanál, např. :slack:`#pyvec-board-2022-2025`. Každý výbor má svůj, v názvu má roky funkčního období. - Přenastavení skupiny ``@board`` na Slacku, aby označovala lidi z nového výboru. Minimálně předseda by měl mít ownera k celému Slacku. - Kdo chce, na Slacku si ve svém profilu může nastavit políčko *Pyvec Title* na *Board* nebo *Chair*. Kdo ze starého výboru tam měl *Board*, tak by si tam měl dát *Member*. Ale je otázka, jestli tohle vůbec někdo čte. - Vytvořit nový dokument pro :ref:`zápisy ze schůzí ` a přesunout do něj zápis z předávací schůze. Ve starém dokumentu zápis nahradit odkazem.