Jak řešit situace ================= .. contents:: :depth: 2 :local: :backlinks: none Návody pro kohokoliv -------------------- .. _jak-clenstvi: Jak se stát členem ^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+-------------------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:raising_hand:| uchazeč(ka) o členství v Pyvci | +------------------------------+-------------------------------------------------+ #. Přečti si :ref:`stanovy` (dlouhé, ale důležité čtení) a `zásady zpracování osobních údajů `__ (velmi krátké a srozumitelné čtení). #. Přečti si :ref:`jak Pyvec pomáhá `. #. Napiš e-mail podle následující šablony a s předmětem **Žádost o členství ve spolku** jej pošli na info@pyvec.org: Ahoj, žádám o přijetí za člena spolku Pyvec. V komunitě jsem se již věnoval(a) následujícímu: * Pomáhal(a) jsem organizátorům hledat speakery pro Zlínské Pyvo... * Koučoval(a) jsem na jednom PyLadies kurzu... * ZÁSLUHA * ZÁSLUHA Rád(a) bych dále podpořil(a) komunitu tím, že se budu angažovat v Pyvci. Souhlasím se zněním stanov a souhlasím se zpracováním následujících osobních údajů pro účely členství ve spolku: JMÉNO (jak se představuješ lidem, ideálně i s příjmením - např. Honza Javorek) OBČANSKÉ JMÉNO (jméno a příjmení na oficiální dokumenty - např. Jan Javorek) DATUM NAROZENÍ POŠTOVNÍ DORUČOVACÍ ADRESA E-MAILOVÁ ADRESA (je-li jiná než ze které se posílá e-mail) Mastodon: @USER@SERVER (nepovinné) Twitter: URL (nepovinné) GitHub: URL (nepovinné) LinkedIn: URL (nepovinné) Souhlasím s umístěním ve veřejném seznamu členů na pyvec.org: ANO/NE Díky! .. note:: Zásluh nemusí být moc, ani nemusí být žádného těžkého kalibru. Nejedná se o členství za zásluhy ani o poměřování, jde spíše o **představení se**, aby výbor věděl, s kým má tu čest. Komunita je celorepubliková a pro členy výboru nemusí být jednoduché mít přehled o všech aktivních lidech ve všech regionech. Souhlas s umístěním ve veřejném seznamu členů můžeš kdykoliv odebrat, stačí napsat na info@pyvec.org. #. Výbor by ti měl potvrdit přijetí přihlášky. Výbor bude následně o tvé přihlášce hlasovat. Záleží na vytíženosti členů výboru, ale nemělo by to nejspíš trvat déle než týden nebo dva. #. Výbor odpoví a obeznámí tě s výsledkem hlasování. Měl by uveřejnit zápis do :ref:`zapisy` a přidat tě na Slacku do kanálu :slack:`#pyvec-members`. #. Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, můžeš jej spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství. #. Pyvec nemá zaveden členský poplatek, takže od této chvíle se stačí řídit :ref:`stanovami `. .. _jak-proplatit: Jak si nechat něco proplatit ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:money_mouth:| kdokoliv využívající :ref:`finančních služeb Pyvce ` | +------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------+ #. Přečtu si, jak správně využívat :ref:`finančních služeb Pyvce `. #. Při nákupech uchovávám účtenky nebo faktury. Faktura musí mít tyto náležitosti: - musí být vystavena na **Pyvec, z.s.** - | musí mít správnou **fakturační** adresu Pyvce (uvedena i `dole na webu `_): | Korunní 2569/108, 101 00 Praha 10 – Vinohrady .. hint:: Pokud se podepisuje nějaká smlouva a podepisuje ji někdo za Pyvec, musí u jejich jména figurovat opět název a adresa Pyvce, ne adresa k němu domů. #. Fakturu nebo účtenku dopravím :term:`pokladníkovi ` jedním z následujících způsobů: - papírovou fakturu nebo účtenku pošlu poštou, osobně donesu nebo po někom pošlu na **korespondenční** adresu Pyvce (tzn. Ječná) jak je uvedena `dole na webu `_ - elektronickou fakturu nebo účtenku přepošlu na info@pyvec.org - papírovou účtenku mohu naskenovat nebo **dobře a kvalitně** vyfotit (tak dobře, aby šla zase vytisknout a založit do účetnictví) a takto ji poslat na info@pyvec.org #. K účetnímu dokladu poskytnu na info@pyvec.org následující: - pod jakou **skupinu** výdaj spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně...) - **co to je** za věc (pokud není zřejmé z dokladu) a **k čemu slouží** ("*...při každém workshopu konaném v Hospodě na Mýtince potřebujeme prodlužovačku, takže jsme se rozhodli ji koupit*") - na jaké **číslo účtu** mají být proplaceny peníze Ahoj, prosím o proplacení faktury v příloze. Spadá pod SKUPINA. Jedná se o VĚC, kterou jsme pořídili abychom vyřešili DŮVOD. Peníze prosím proplatit na ČÍSLO ÚČTU. Díky! Tyto informace sděluji **e-mailem** (ne ústně, ne na papíře, ne na :ref:`Slacku `), aby byly dohledatelné na jednom místě. .. _jak-hlasovani: Jak hlasovat ^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+----------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:raising_hand:| členové Pyvce, výbor… | +------------------------------+----------------------------------------+ Při elektronických hlasováních používáme emotikony s následujícím významem: * |:+1:| **palec nahoru** = souhlasím, hlasuji pro * |:-1:| **palec dolů** = nesouhlasím, hlasuji proti * |:eyes:| **oči** = zdržuji se hlasování Jak používat palce na: * `Slacku `__ * `GitHubu `__ Aby se výsledek snadněji sčítal, nemícháme do hlasování žádné jiné emotikony než výše uvedené. Oči umožňují rozlišit nepřítomnost při hlasování (která ovlivňuje usnášeníschopnost) od zdržení se hlasování. Návody pro výbor ---------------- Schůze výboru ^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+-----------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:crown:| výbor | +------------------------------+-----------------+ #. Na předem domluvený datum a čas je v Google Kalendáři pozvánka na schůzi výboru pro všechny jeho členy, která má připojený odkaz na `Google Meet `__. #. V daný čas si členové výboru otevřou `Trello nástěnku s úkoly pro výbor `__ a připojí se na hovor. #. Na nástěnce je každá schůze reprezentována kartičkou ve sloupci *Schůze*. V ní je seznam věcí, které by měl výbor projednat. Kromě věcí, které na seznam mohou členové výboru volně přidat během předchozího měsíce má program schůze tyto pevné pravidelné body: * Projít, zda není potřeba **něco schválit** (Pull Requesty na `docs.pyvec.org `__ nebo jinde, granty…). Tento bod zaručuje, že např. žádosti o grant nečekají nikdy déle než měsíc. * Domluvit se **kdy bude další schůze**, vytvořit jí kartičku a poslat novou pozvánku do kalendáře. Tento bod zaručuje, že se výbor sejde i další měsíc. #. Výbor volitelně kouká po kartičkách ve sloupci *To Do* a zkouší je v rámci možností života dobrovolníků postupně řešit. Přijetí nového člena ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+-----------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:crown:| výbor | +------------------------------+-----------------+ #. Osoba žádající o členství napíše e-mail na info@pyvec.org. Tím vznikne doklad o jeho žádosti (ten e-mail, který je možné v případě potřeby dohledat). #. V kanále :slack:`#pyvec-board` někdo nadnese: @board hlasujeme o přijetí XYZ za člena Pyvce, dejte :+1: pokud souhlasíte, :-1: pokud ne, :eyes: pokud se chcete zdržet #. Čeká se, dokud členové výboru odhlasují tak, že jsou :ref:`usnášeníschopní `, tzn. musí hlasovat více než polovina členů výboru. #. Pokud byla osoba přijata, zapíšeme ji do `tabulky `__. #. Pokud byla osoba přijata, přidáme ji do kanálu :slack:`#pyvec-members`. #. Na začátek aktuálního dokumentu v :ref:`zapisy` přidáme zápis podle následující šablony: YYYY-MM-DD - elektronické hlasování výboru Dne D. M. OSOBA požádala e-mailem o přijetí za člena do spolku. Výbor o tomto jednorázově elektronicky hlasoval od D. M. do D. M., kdy bylo hlasování uzavřeno s následujícím výsledkem: * ČLEN VÝBORU: ano * ČLEN VÝBORU: ano * ČLEN VÝBORU: ano * ČLEN VÝBORU: ne * ČLEN VÝBORU: ano OSOBA byla D. M. přijata za člena spolku. Pokud nějaký člen rady nehlasoval, tak není potřeba jej vůbec uvádět. #. Odpovíme na e-mail (opět pro dohledatelnost) jak to dopadlo: Ahoj, proběhla schůze výboru Pyvce, kde jsme hlasovali o přijetí nových členů. S radostí ti mohu oznámit, že jsi členem Pyvce! Vítej! Zápis z naší schůze je k dohledání na https://docs.pyvec.org/operations/meeting-notes.html Zápis a tento e-mail ti slouží jako doklad, že jsi členem. PODPIS #. Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, nový člen jej může spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství. .. _navody-pokladnik: Návody pro pokladníka --------------------- .. _proplaceni: Proplácení účetních dokladů ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+------------------------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:moneybag:| :term:`pokladník `, předseda | +------------------------------+------------------------------------------------------+ #. Někdo využívá :ref:`finančních služeb Pyvce ` a krok za krokem následuje návod :ref:`jak-proplatit`. Na Pyvec přijde účetní doklad k proplacení a e-mail s dalšími detaily: - pod jakou **skupinu** výdaj spadá - **co to je** za věc a **k čemu slouží** - na jaké **číslo účtu** mají být proplaceny peníze #. Ověříš, že se něco takového projednávalo a schválilo. Ověříš, jestli sedí částky. #. Přihlásíš se do `Fio banky `_ a odešleš platbu, přičemž využiješ detaily z e-mailu: - číslo účtu - do zprávy napíšeš: SKUPINA: proplacení účtu za VĚC #. Propiskou napíšeš na papírový doklad slovo **PYVEC** aby se odlišil od dokladů firmy `Fragaria `_ a dáš jej do šuplíku číslo 2 ve `Fragarii `_, odkud se doklady automagicky odesílají k :term:`účetní <Účetní>`. .. note:: Ideálně je každý účetní doklad vyřízen samostatnou platbou. Cílem je, aby :term:`účetní <Účetní>` mohla z výpisu snadno evidovat, co k čemu patří. Pokud je toho víc, třeba při proplácení účtenek z `PyCon CZ `_, sloučíš platby podle čísla účtu, kam se mají proplatit peníze, poznamenáš to do zprávy k platbě a papírové doklady se sepnou sponkou s poznámkou, že byly proplaceny dohromady. Vystavení faktury ^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+------------------------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:moneybag:| :term:`pokladník `, předseda | +------------------------------+------------------------------------------------------+ #. Někdo Pyvci oznámí "domluvila jsem, že nám `PSF `_ pošle milion korun jako sponzorský dar" #. Zjisti: - pod jakou **skupinu** příjem spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně...) - na jakou **částku** - na jaké **fakturační údaje** #. Napiš e-mail a pošli jej naší :term:`účetní <Účetní>`: Dobrý den, prosím o vystavení faktury za Pyvec na částku ČÁSTKA. Účetní středisko je SKUPINA. Fakturační údaje: FAKTURAČNÍ ÚDAJE Děkuji Fakturační údaje neposíláš jako odkaz někam na internet, ale vložíš je přímo do e-mailu jako text. #. :term:`Účetní` odpoví připravenou fakturou. :term:`Pokladník` nebo člověk z prvního bodu ji doručí plátci. .. note:: Pokud víš, že budeš vystavovat deset faktur, tak neposíláš deset e-mailů, ale připravíš si informace a potom o vystavení všech požádáš jednou zprávou. Příprava podkladů pro účetní závěrku ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +------------------------------+------------------------------------------------------+ | **Pro koho je tento návod:** | |:moneybag:| :term:`pokladník `, předseda | +------------------------------+------------------------------------------------------+ #. Když se blíží konec roku, :term:`účetní <Účetní>` se ozve, že by potřebovala doklady pro účetní závěrku. #. Získej doklady za věci placené v tomto roce od těch, kdo je ještě nedodali, a věci :ref:`proplať `. #. Stáhni výpisy z PayPalu a pošli je :term:`účetní <Účetní>`. Výpisy z transparentního účtu si stahuje sama. Účetní doklady, které jsme jí za celý rok poslali, musí sedět s tím, co je ve výpisech. Když něčemu nerozumí, napíše a doptá se. #. :term:`Účetní` pošle zpět účetní závěrku a všechno k daňovému přiznání. .. note:: Účetní závěrky máme zatím rozházené po e-mailech a :ref:`Google Drive `. Toto bychom chtěli do budoucna vylepšit a závěrky podle :ref:`stanov ` nechávat schvalovat členskou schůzí a zveřejňovat je. #. Nějaké z těch papírů (:term:`účetní <Účetní>` napíše jaké) podepíše předseda a pošle na finanční úřad.