Volby do výboru

Funkční období výboru je dle stanov tři roky, členové spolku ze svých řad volí pět členů. Nově zvolený výbor si potom sám volí, kdo z těchto pěti bude předseda a případně kdo bude pokladník (když se nerozhodne volit pokladníka, je jím automaticky předseda).

Volby do výboru probíhají asynchronně a zpravidla trvají týden, aby stihli všichni zahlasovat.

Kdy se volí

🗳️ Předchozí volba

9.4.2022

⚠️ Příští volba

2025

Příprava

  • Volební týden startuje na členské schůzi, kterou výbor k této příležitosti svolává. Většinou se to dělá tak, že se k té jedné členské schůzi ročně, která se svolává ke schválení účetní závěrky, akorát přidá odstartování voleb.

  • Výbor na nějaké svojí schůzi s předstihem určí přesné datum členské schůze. Datum se vybírá despoticky podle možností výboru a asi by se mělo vyhnout např. státním svátkům apod, kdy lidi mívají dovolené.

  • Někdo z výboru vezme e-mailové adresy členů ze seznamu členů a pošle všem pozvánku na členskou schůzi, nejméně 10 dnů předem. Pozvánka musí obsahovat místo, čas a program jednání členské schůze. Měla by zmínit, že budou volby, a jak fungují nominace a kandidatury (viz níže).

  • Kromě toho by měl výbor schůzi oznámit i v kanálu #pyvec-members. Pro inspiraci, pozvánka na členskou schůzi EuroPython Society.

Nominace a kandidatury

  • Kandidovat do výboru může jakýkoliv člen Pyvce. Nominace, kandidatury a další detaily ohledně voleb se tradičně oznamují v kanálu #pyvec-members.

  • Výbor se ideálně pokusí členy motivovat k tomu, aby kandidovali, a to komunikací s členy, ukazováním toho, jak výbor pracuje, jak vypadá běžná schůze výboru (např. zveřejněním video nahrávky), apod. Výbor může také neformálně oslovovat vhodné kandidáty a přesvědčovat je, že mají kandidovat.

  • Kterýkoliv člen může někoho nominovat a tím jej motivovat ke kandidatuře, ale s kandidaturou musí nakonec dotyčný souhlasit, aby byla platná. Pro inspiraci, kandidatury do EuroPython Society.

  • Konec podávání kandidatur je v den začátku voleb, tedy v den členské schůze. Technicky by možná šlo brát nové kandidáty i v průběhu voleb, ale vždy jsme si vystačili s přímočarým systémem, kdy se kandidáti podávají předem a pak už se jenom volí.

Těsně před volbami

  • Je důležité nezapomenout, že ne každý používá nebo pravidelně čte Slack. Mnoho členů Pyvce preferuje e-mail. Je proto dobré ještě před startem voleb poslat ještě jeden e-mail všem členům, kde se shrne, kdo (zatím) kandiduje a ideálně i s nějakým popisem, co by chtěl dělat.

  • Ať už z lásky, nebo kvůli usnášeníschopnosti, není špatný nápad napsat co nejvíce členům upomínku, že jsou volby, i pomocí SMS nebo různých messengerů.

Začátek voleb

  • V datum schůze proběhne samotná členská schůze, kde se schválí účetní závěrka a kde má předseda či předsedkyně tradičně nějakou State of the Union promluvu.

  • Někdo z výboru (to je důležité) se ujme naklikání nového hlasování v Helios Voting.

  • Výbor členy obeznámí s technickým zázemím volby a připomene, jak to celé funguje.

  • Následně se spustí hlasování a členové dostávají týden na to, aby asynchronně volili.

Mechanika voleb

  • Každý člen Pyvce má 5 hlasů (ve výboru je 5 lidí).

  • Po týdnu voleb se uzavře hlasování a starý výbor vyhodnotí hlasy.

  • Bere se prvních pět, kteří dostanou nejvíc hlasů.

  • Starý výbor vyhlásí výsledky v e-mailu všem členům Pyvce a ideálně i přes #pyvec-members.

Volby při remíze

  • Pokud je shoda hlasů u více kandidátů na 5. a dalším místě, volí se stejným způsobem znova mezi nimi (rekurze).

  • Každé takové nové kolo voleb trvá vždy další týden.

  • Konec voleb může nastat až ve chvíli, kdy je navolen celý nový výbor.

Předání moci

  • Starý výbor zodpovídá za Pyvec až do předání moci.

  • Starý a nový výbor si naplánují meeting, kde se seznámí a dojde k ceremoniálu předání moci, k předání přístupů, zodpovězení různých otázek, atd.

  • Tento meeting je oficiální schůze výboru. Zápis ze schůze píše starý výbor do „svého“ existujícího dokumentu. (Později se přesune, viz níže.)

  • Nový výbor si mezi sebou musí zvolit předsedu a může zvolit pokladníka. Každý člen výboru má jeden hlas a funkci dostává ten, kdo má nejvíc hlasů.

  • Nový výbor dostává první závažný úkol, při kterém jej ideálně stínuje starý výbor a pomáhá mu k jeho dokončení: Kontaktovat právničku spolku, AK Šichová, aby připravila papíry, kodifikovala výsledek voleb a změnu zanesla do státního rejstříku (úkol není hotov, dokud na justice.cz nejsou u Pyvce vidět nová jména).

  • Nový výbor oznámí své zvolení v #announcements.

  • Starý výbor zajistí vyhotovení zápisů ze zasedání členské schůze a z předání moci:

  • Starý výbor předá novému vše ze seznamu níže.

Co předat

Tento seznam je potřeba průběžně aktualizovat a dokumentovat během toho, jak bude nový výbor narážet na místa, kam jim ještě chybí přístupy:

  • Trello výboru. Nejdřív se musí lidi pozvat do Workspace, potom i do nástěnky. Na nic jiného už Trello nepoužíváme, takže tady lze starý výbor vyházet.

  • Přístup do datové schránky spolku. Ten by snad měl přijít automaticky po tom, co se nový výbor zapíše do rejstříku.

  • Přenastavit přístupy a skupiny ve správci hesel.

  • Přístup k bankovnímu účtu Pyvce, PayPalu, Stripu, apod. Toto je zpravidla možné až když je nový výbor zapsán v rejstříku a je k tomu potřeba jít do banky.

  • Telefonní čísla na 2FA do Google účtu. Mít tam aspoň dva lidi s přístupem.

  • Telefonní číslo na 2FA do Benevity. Bohužel lze nastavit jen jedno a posílají to pouze přes SMS.

  • Přístupy k seznamu členů tak, aby do něj mohl jen nový výbor. Nevyhazovat service account, díky kterému se členové přes API vypisují na web Pyvce, ale jinak všechny ostatní ano. Jsou tam osobní údaje členů, takže kvůli GDPR tam smí jen výbor.

  • Přístup k celé složce Spolek na Google Drive. Z tama není nutné vyhazovat starý výbor, spíš jde o to, aby tam všichni z nového výboru mohli.

  • Aktualizovat tým na GitHubu. Minimálně předseda by měl mít ownera na GitHubu k organizaci @pyvec.

  • Placení sídla Pyvce.

  • Předání papírové dokumentace spolku (šanon). Už tam asi nic důležitého není a nové věci jsou už digitálně, ale co kdyby.

  • Přenastavení e-mailovů info@pyvec.org a board@pyvec.org. To info je externí e-mail pro všechny, kdo píšou Pyvci. Ten board se dřív používal jako interní e-mail výboru, ale dnes už se většinou používá Slack.

  • Nový výbor by si měl na Slacku vytvořit svůj privátní kanál, např. #pyvec-board-2022-2025. Každý výbor má svůj, v názvu má roky funkčního období.

  • Přenastavení skupiny @board na Slacku, aby označovala lidi z nového výboru. Minimálně předseda by měl mít ownera k celému Slacku.

  • Kdo chce, na Slacku si ve svém profilu může nastavit políčko Pyvec Title na Board nebo Chair. Kdo ze starého výboru tam měl Board, tak by si tam měl dát Member. Ale je otázka, jestli tohle vůbec někdo čte.

  • Vytvořit nový dokument pro zápisy ze schůzí a přesunout do něj zápis z předávací schůze. Ve starém dokumentu zápis nahradit odkazem.